CORONACRISIS EN PRIVACY

Coronacrisis of niet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verandert niet. Hieronder hebben wij een aantal veel gestelde vragen beantwoord over het coronavirus en de bescherming van de privacy van de werknemer.

Mag je jouw werknemers controleren op corona? Nee, dat mag niet. Alleen in de zorg mag je werknemers controleren op corona.

Mag je jouw werknemers vragen om zijn of haar gezondheid te laten controleren? Ja, dat mag. De uitslag hoeft de werknemer alleen met zijn bedrijfsarts/arbodienst te delen.

Hoe kun je vaststellen of een werknemer arbeidsongeschikt is? Je kan de bedrijfsarts telefonisch contact laten opnemen met de werknemer, zodat die kan vaststellen of sprake is van ziekte en arbeidsongeschiktheid. Als de bedrijfsarts vermoedt dat werknemer besmet is met het coronavirus kan die de werknemer doorverwijzen naar de GGD. Overleg met je bedrijfsarts en verzuimbegeleider welke regels zij hanteren bij ziekteverzuim in deze situatie. Let op, je bent en blijft als werkgever verantwoordelijk en aansprakelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving als het aankomt op ziekte en arbeidsongeschiktheid. Je kan je niet ’verschuilen‘ achter de bedrijfsarts richting de werknemer.

Wat mag je vragen aan de werknemer als die zich ziek meldt en wat mag je in dat kader registreren? Als werkgever mag je aan een zieke werknemer alleen vragen stellen als “kun je geen werkzaamheden verrichten, ook niet minder of thuis”, “hoe lang verwacht je dat het gaat duren”, “waar en hoe kunnen we je bereiken”, “zijn er nog werkzaamheden die overgenomen moeten worden” etc.

Je mag niet vragen wat de werknemer precies aan gezondheidsklachten heeft. Veel werknemers vertellen vaak spontaan over hun ziekte, zonder dat de werkgever daarom expliciet heeft gevraagd. Ook dan mag je dit als werkgever niet vastleggen. Net zo min als dat je ook niet mag vastleggen welke medicijnen de werknemer allemaal gebruikt.

Informatie over ziekte behoort tot de categorie bijzondere persoonsgegevens, die een werknemer voor zichzelf mag houden. Je mag als werkgever deze informatie alleen verwerken als er een wettelijke doorbrekingsgrond is. Dat kan aan de orde zijn als het noodzakelijk is voor de veiligheid van de werknemer. Bijvoorbeeld als een medewerker epilepsie heeft  is het noodzakelijk deze informatie met collega’s op de werkvloer te delen.

De European Data Protection Board (EDPB Board) is de organisatie waarin alle Europese privacy toezichthouders verenigd zijn. Op 16 maart 2020 heeft de EDPB Board laten weten dat de AVG niet in de weg staat in het gevecht tegen het coronavirus. Volgens de EDPB Board mogen werkgevers, zonder dat het nodig is daarvoor toestemming van een werknemer te verkrijgen, persoonsgegevens in de context van epidemieën verwerken. Daarvan is sprake als de verwerking van die persoonsgegevens noodzakelijk is om redenen van algemeen belang in het kader van de volksgezondheid of om vitale belangen te beschermen. Het probleem is echter dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) bij de verwerking van bijzondere persoonsgegevens in het kader van de bescherming van vitale belangen heeft aangegeven dat een aanvullende eis geldt. Je mag bijzondere persoonsgegevens alleen dan verwerken als degene op wie deze gegevens van toepassing zijn, fysiek of juridisch niet in staat is zijn toestemming te geven. Gesteld zou kunnen worden dat de meeste werknemers die thans ziek thuis zitten of isolatie in staat zijn deze gegevens te verstrekken. Dat ligt anders voor werknemers die opgenomen zijn op bijvoorbeeld de Intensive Care Afdeling. Het probleem is dat de AP vooralsnog strikter is dan de EDPB Board. Zorg ervoor dat je dit goed in de gaten hebt en houdt als werkgever.

Heb je (meer) vragen over de AVG of hoe je jouw onderneming door de coronacrisis kunt loodsen, wij staan voor je klaar.